En nuestra experiencia como peritos especializados en proyectos ERP, hemos auditado numerosos casos en los que la implantación no ha cumplido con las expectativas del cliente. La conclusión es clara y reiterada: los fracasos no suelen deberse a fallos técnicos del software ni a errores del partner, sino a una deficiente definición de requisitos por parte del cliente en la fase inicial.
Implantar un ERP no es un simple reemplazo de herramientas. Es una transformación organizativa profunda, que exige rediseñar procesos, reasignar roles, ajustar flujos de trabajo y adoptar nuevas metodologías. Todo ello requiere liderazgo, compromiso y preparación.
Errores críticos en la fase inicial
Uno de los errores más habituales es aceptar una oferta basada en el estándar del ERP y, posteriormente, exigir desarrollos a medida para reproducir modelos previos. Este enfoque desvirtúa el diseño, rompe la previsión de costes y plazos, y multiplica los riesgos de fallo.
También observamos con frecuencia la falta de entrega oportuna de documentación esencial: plan contable, procesos actuales, estructuras de datos, escenarios de prueba o documentación de validación (BBP). Estas omisiones generan bloqueos, detienen al partner y provocan acumulaciones de retrasos difíciles de recuperar.
Otro patrón recurrente es la designación de interlocutores internos sin experiencia en ERP o con conocimiento limitado de los procesos reales de la empresa. Esto impide una recogida adecuada de requisitos, dificulta la validación técnica y crea una brecha entre lo que se contrata y lo que realmente se necesita.
Cambios de alcance sin control
Muchos proyectos se ven afectados por solicitudes de nuevas funcionalidades no incluidas en el alcance inicial: integraciones adicionales, automatizaciones, nuevos flujos logísticos o módulos orientados al cliente final. Estos cambios, introducidos sin planificación ni evaluación de impacto, pueden duplicar las jornadas previstas. En más de un caso peritado, hemos constatado incrementos superiores al 100% del esfuerzo inicialmente contratado.
A pesar de ello, muchos partners intentan adaptarse a los cambios, incluso sin contraprestación. Sin embargo, sin una gestión rigurosa del alcance, el riesgo de desviaciones técnicas, funcionales y contractuales es elevado.
Conclusión
Un proyecto ERP fracasa, en muchos casos, por una fase de arranque mal gestionada: requisitos vagos, cambios constantes, entregables no validados, falta de documentación y perfiles inadecuados. Como peritos, hemos demostrado estas causas con claridad en informes técnicos y en sede judicial.
Por ello, insistimos: la definición de requisitos no es una formalidad, sino la base crítica para asegurar una implantación exitosa. Es imprescindible alinear expectativas, alcance, presupuesto y realidad organizativa desde el inicio. Solo con una fase inicial estructurada y rigurosa se puede ejecutar un proyecto sin sobresaltos, con éxito medible y sostenible.
