La implementación de un sistema ERP como SAP es un proceso complejo que involucra muchas fases, desde la planificación hasta la puesta en marcha. Tras el arranque del sistema, es común que aparezcan incidencias o problemas que requieren ser resueltos, incluso si la implementación ha sido meticulosa. Sin embargo, una pregunta frecuente que surge es: ¿cuándo un volumen de incidencias tras un arranque puede considerarse normal?
En este artículo, analizaremos los diferentes factores que influyen en la cantidad de incidencias después de la puesta en marcha y cómo saber si ese volumen está dentro de lo esperado.
Factores que afectan el número de incidencias
Tras el arranque de un sistema SAP ERP, pueden surgir diversas incidencias relacionadas con la configuración, la adaptación de los usuarios o el rendimiento del sistema. El volumen de incidencias dependerá de varios factores, entre ellos:
Complejidad del proyecto
Cuanto más complejo sea el proyecto, mayor es la probabilidad de que surjan problemas tras el arranque. La cantidad de módulos implementados, la personalización del sistema y las integraciones con otros software pueden generar más puntos críticos donde pueden aparecer errores.
Capacitación de los usuarios
Si los usuarios finales no han recibido una formación adecuada, es probable que cometan errores o no sepan cómo utilizar correctamente el sistema. Esto puede generar incidencias que no están relacionadas con fallos técnicos, sino con la falta de comprensión del nuevo entorno.
Pruebas y validaciones previas
Si durante la fase de pruebas no se ha realizado una validación exhaustiva de los escenarios operativos, es probable que aparezcan problemas que no fueron detectados antes del arranque. Un volumen elevado de incidencias puede reflejar la falta de pruebas suficientes o la subestimación de casos de uso específicos.
Volumen de incidencias aceptable tras el arranque
Determinar si el volumen de incidencias tras el arranque es normal depende de varios aspectos. En general, se puede considerar normal un cierto volumen de incidencias durante las primeras semanas o meses, siempre que:
La mayoría de las incidencias sean menores
Las incidencias menores, como problemas de configuración o errores de uso por parte de los usuarios, son comunes en las primeras semanas. Estos problemas suelen ser resueltos rápidamente y no afectan significativamente el negocio. Si las incidencias mayores o críticas (que detienen operaciones clave) son pocas y se resuelven de manera eficaz, el volumen general de incidencias puede considerarse dentro de lo esperado.
El número de incidencias disminuya progresivamente
Un aspecto clave para determinar si el volumen es normal es observar una tendencia descendente en el número de incidencias conforme los usuarios se familiarizan con el sistema y el equipo técnico ajusta configuraciones. Si el número de incidencias se mantiene estable o incluso aumenta con el tiempo, puede ser señal de que existen problemas de fondo que no han sido abordados adecuadamente.
El tiempo de resolución sea adecuado
No solo el número de incidencias es importante, sino también el tiempo que se tarda en resolverlas. Un volumen moderado de incidencias que se resuelven rápidamente es menos preocupante que un menor número de incidencias que permanecen abiertas durante largos periodos.
Incidencias comunes tras el arranque de SAP ERP
Algunos de los problemas más comunes que suelen aparecer tras un arranque incluyen:
Errores de configuración en los módulos
Los parámetros de configuración pueden necesitar ajustes a medida que el sistema comienza a ser utilizado en condiciones reales. Esto es normal, ya que no todos los escenarios pueden preverse durante las fases de prueba.
Problemas de rendimiento
Dependiendo de la infraestructura, pueden aparecer problemas de rendimiento cuando el sistema se enfrenta a una carga de trabajo real. Optimizar el rendimiento en las primeras semanas tras el arranque es un paso importante para garantizar la estabilidad del sistema.
Errores de usuario
Es común que los usuarios cometan errores durante las primeras semanas de uso, ya que están aprendiendo a operar en un nuevo entorno. A medida que los empleados se familiaricen con el sistema, estos errores deberían disminuir.
Cómo manejar el volumen de incidencias tras el arranque
Para gestionar adecuadamente las incidencias tras el arranque, es crucial tener un plan de soporte y mantenimiento sólido. Algunas estrategias que pueden ayudar incluyen:
Establecer un equipo de soporte dedicado
Contar con un equipo de soporte que pueda atender y resolver incidencias rápidamente es fundamental para minimizar el impacto de los problemas tras el arranque.
Comunicación constante con los usuarios
Mantener una línea de comunicación abierta con los usuarios finales permite identificar rápidamente las incidencias y resolverlas antes de que se conviertan en problemas mayores.
Monitoreo continuo del sistema
Implementar herramientas de monitoreo que permitan identificar problemas de rendimiento y posibles errores antes de que afecten las operaciones.
Conclusión
Es normal que tras el arranque de un sistema SAP ERP aparezcan incidencias, especialmente durante las primeras semanas o meses. Un volumen moderado de incidencias menores es esperable, siempre que el número de problemas disminuya con el tiempo y las incidencias críticas se resuelvan rápidamente. La clave para manejar esta etapa de post-arranque es contar con un plan de soporte sólido, capacitar bien a los usuarios y realizar ajustes continuos en el sistema para asegurar que funcione de manera óptima.
