En el contexto de los proyectos de implantación de SAP, la fase de pruebas de aceptación de usuario, conocidas como UAT por sus siglas en inglés (User Acceptance Testing), representa un momento crítico que muchas veces no recibe la atención que merece. Desde nuestra experiencia como peritos informáticos de SAP y miembros de AUSAPE, hemos detectado un patrón recurrente en proyectos que terminan fracasando o derivando en litigios: una gestión deficiente o directamente inexistente de las UAT antes del paso a producción.
La falta de planificación rigurosa, la ausencia de criterios de aceptación bien definidos o la presión por cumplir fechas comprometidas con la dirección son elementos que contribuyen a una ejecución apresurada de estas pruebas. El resultado es un paso a producción lleno de incertidumbres, donde los errores que no se detectaron a tiempo terminan impactando directamente en la operación diaria del cliente, con consecuencias económicas, organizativas y legales. A lo largo de los años, hemos peritado proyectos SAP donde esta fase fue omitida, mal ejecutada o, simplemente, documentada de forma superficial, lo que compromete gravemente cualquier defensa técnica del proyecto en un contexto judicial.
Qué son las UAT y por qué son tan importantes
Las UAT son el último filtro de calidad antes de que el sistema entre en funcionamiento real. Se trata de pruebas realizadas por usuarios clave del cliente, que deben verificar que el sistema responde adecuadamente a los procesos de negocio definidos, que los datos se tratan correctamente y que no existen desviaciones graves respecto a lo que se esperaba del proyecto.
Esta fase tiene un componente técnico, pero también organizativo. Requiere que los usuarios dispongan de tiempo, que las pruebas estén bien diseñadas, que exista un entorno preparado para simular de forma fiable la operación real y que los errores detectados sean corregidos y documentados. Todo esto exige una colaboración estrecha entre el equipo funcional, técnico y el cliente final. No basta con “pasar un checklist”; es necesario validar con detalle que el sistema responde a las necesidades reales del negocio.
Consecuencias de unas UAT mal gestionadas
Los problemas derivados de una mala gestión de las UAT son múltiples. En primer lugar, surgen errores funcionales o técnicos en producción que afectan directamente a la facturación, la contabilidad, la logística o los informes. Estos errores generan caos, pérdida de confianza y costes adicionales. En segundo lugar, la ausencia de trazabilidad entre los errores detectados y las correcciones aplicadas complica enormemente cualquier análisis forense posterior. Por último, si se llega a una disputa legal, la carencia de evidencias claras sobre lo que se probó, quién lo aprobó y en qué condiciones, deja al cliente o al partner en una posición muy débil ante un juez o árbitro.
Desde el punto de vista pericial, cuando nos enfrentamos a un caso donde las UAT no se realizaron correctamente o no se puede demostrar su correcta ejecución, el análisis de responsabilidades se complica. Un partner puede alegar que entregó el sistema funcional, pero sin evidencias de aceptación por parte del cliente, esa afirmación se vuelve frágil. A la inversa, un cliente puede reclamar fallos, pero si no se involucró activamente en las pruebas, también puede considerarse parcialmente responsable.
Cómo deberían gestionarse las UAT para evitar problemas
Una gestión adecuada de las UAT implica varios elementos clave. El primero es la planificación. Las pruebas deben estar previstas en el cronograma desde el principio del proyecto, con tiempos realistas y recursos asignados. El segundo es el diseño de los casos de prueba. Estos deben estar alineados con los procesos reales del negocio, y no limitarse a escenarios genéricos o idealizados.
Otro aspecto crítico es la formación previa de los usuarios. Si los usuarios clave no entienden cómo usar el sistema, sus pruebas serán ineficaces. También es esencial que se documente todo el proceso, incluyendo las incidencias detectadas, las correcciones aplicadas y la validación final. Esta documentación es vital para asegurar la trazabilidad y proteger tanto al partner como al cliente en caso de futuras discrepancias.
Finalmente, es importante que exista una acta de aceptación firmada al final de las UAT, donde se refleje el acuerdo entre las partes de que el sistema está listo para pasar a producción. Esta acta no solo tiene valor técnico, sino también legal.
Nuestra experiencia como peritos informáticos de SAP
Como peritos judiciales informáticos especializados en SAP, y miembros activos de AUSAPE, hemos participado en múltiples procesos donde la correcta o incorrecta ejecución de las UAT ha sido un factor determinante en el dictamen pericial. Hemos visto cómo la documentación clara de esta fase puede salvar un proyecto ante una disputa, y también cómo su ausencia puede ser la base de reclamaciones millonarias.
Nuestra recomendación es clara: ningún proyecto debería considerar el paso a producción si no ha superado satisfactoriamente las UAT. Y esa satisfacción no debe ser subjetiva, sino documentada, validada y firmada. Solo así se puede garantizar un paso a producción seguro y reducir el riesgo de problemas que puedan desembocar en conflictos legales.
