La migración a SAP S/4HANA suele plantearse como un proyecto tecnológico: conversión del sistema, adaptación de procesos, pruebas, infraestructura y puesta en producción. Sin embargo, una parte importante del coste y de la complejidad del proyecto puede decidirse mucho antes de comenzar la migración propiamente dicha.
Uno de los factores que más puede condicionar el proyecto es la información acumulada durante años en los sistemas actuales.
Migrar sin revisar previamente qué datos siguen siendo necesarios puede significar trasladar al nuevo entorno grandes volúmenes de información que apenas aportan valor al negocio. Y cuanto mayor sea ese volumen, mayores pueden ser las necesidades de infraestructura, los tiempos de conversión, las pruebas y la complejidad de la transición.
Por eso, antes de migrar, conviene plantearse una pregunta sencilla: ¿realmente necesitamos llevarlo todo a SAP S/4HANA?
El volumen de datos también tiene un coste
Con los años, los sistemas SAP pueden acumular enormes cantidades de información: operaciones históricas, documentos, datos que deben conservarse por motivos legales, archivos adjuntos o registros pertenecientes a procesos que ya no están activos.
Mantener toda esa información dentro del sistema productivo puede parecer la opción más sencilla. Sin embargo, trasladarla íntegramente al nuevo entorno puede incrementar innecesariamente el alcance de la migración.
Una estrategia previa sobre los datos permite determinar qué información necesita continuar operativa, cuál puede conservarse mediante mecanismos de archivo y qué contenido ha dejado de tener utilidad.
El objetivo no debería ser únicamente migrar datos, sino hacerlo de forma selectiva y con criterios de negocio, técnicos y normativos.
Tres decisiones antes de migrar: depurar, archivar y retirar
Una adecuada preparación de la información puede apoyarse en tres líneas de actuación.
Depuración de datos. Antes de realizar la conversión es recomendable identificar información redundante, obsoleta o que ya no aporta valor operativo. Reducir el volumen desde el origen simplifica el escenario que deberá trasladarse posteriormente.
Archivado. Que una información deje de utilizarse diariamente no significa necesariamente que pueda eliminarse. Determinados documentos y registros deben conservarse durante años por razones legales, fiscales, contractuales o internas.
En estos casos, el archivado permite mantener la información accesible cuando sea necesaria sin obligar a trasladar todo el histórico al sistema productivo de SAP S/4HANA.
Decommissioning de sistemas legacy. La migración también representa una oportunidad para revisar aplicaciones y plataformas antiguas. Mantener sistemas únicamente para consultar información histórica supone costes de infraestructura, mantenimiento, licencias, seguridad y soporte.
Si esa información puede conservarse de manera independiente y controlada, puede ser posible retirar algunos de estos sistemas después de la transición.
No todos los datos deben gestionarse igual
Otro aspecto importante es diferenciar entre los distintos tipos de información existentes.
Los datos estructurados de SAP, los documentos asociados a las operaciones y la información histórica no tienen necesariamente los mismos requisitos. Algunos datos deberán permanecer disponibles para los procesos cotidianos, mientras que otros solo tendrán que recuperarse en situaciones concretas, como una auditoría o una consulta histórica.
Por ello, establecer previamente criterios de acceso, conservación, trazabilidad y cumplimiento ayuda a evitar que la migración se convierta simplemente en un traslado masivo de información de un entorno a otro.
Una migración más eficiente comienza antes del proyecto técnico
Preparar la información con antelación puede contribuir a reducir el volumen que deberá procesarse durante la migración y facilitar las fases de conversión, pruebas y puesta en producción.
Además, permite abordar la llegada a SAP S/4HANA como algo más que una actualización tecnológica: es una oportunidad para revisar cómo se almacena, conserva y utiliza la información de la organización.
Con el horizonte de 2027 cada vez más próximo para muchas compañías que todavía trabajan con entornos SAP anteriores, tomar estas decisiones con tiempo resulta especialmente relevante.
La cuestión, por tanto, no es únicamente cómo migrar a SAP S/4HANA, sino también qué merece realmente la pena migrar.
Una estrategia adecuada de depuración, archivado y retirada de sistemas puede marcar la diferencia entre trasladar al nuevo entorno años de complejidad acumulada o comenzar con una arquitectura de información más eficiente, controlada y sostenible.
Contáctanos en info@legalauditors.es