Una implantación de SAP S/4HANA puede convertirse en uno de los proyectos tecnológicos más complejos y costosos de una organización. Cuando el proyecto se desvía, las consecuencias suelen extenderse mucho más allá de los problemas técnicos: retrasos, incremento de costes, procesos de negocio afectados, facturas discutidas y, en los casos más graves, conflictos entre cliente y partner que terminan en los tribunales.
En Legal & Digital Auditors, SL hemos desarrollado SAP Activate Evaluation, una herramienta propia orientada a analizar de forma objetiva si una implantación SAP se está ejecutando de acuerdo con la metodología SAP Activate y si existen evidencias suficientes para acreditar el trabajo realizado.
El objetivo es doble: detectar desviaciones antes de que provoquen daños importantes y disponer de una base técnica sólida cuando el conflicto ya se ha producido.
SAP Activate como referencia objetiva
SAP Activate estructura los proyectos SAP en diferentes fases —Discover, Prepare, Explore, Realize, Deploy y Run— e incorpora actividades, entregables y controles destinados a reducir los riesgos de la implantación.
Uno de los principales problemas que aparecen cuando un proyecto fracasa es determinar qué ocurrió realmente.
¿Se definieron correctamente los requisitos? ¿Se aprobaron las desviaciones respecto al estándar? ¿Se realizaron las pruebas necesarias? ¿La migración fue validada por el negocio? ¿Existía un criterio formal para autorizar el arranque?
Estas cuestiones no deberían resolverse únicamente mediante opiniones enfrentadas entre cliente y partner.
La documentación del proyecto permite reconstruir lo sucedido y compararlo con la metodología que debía aplicarse.
Una evaluación basada en evidencias
SAP Activate Evaluation transforma esa metodología en un sistema estructurado de auditoría.
Para su desarrollo se ha analizado un amplio conjunto de documentación oficial de SAP, incluyendo aceleradores de SAP Activate, documentación sobre Quality Gates, Clean Core, Fit-to-Standard, pruebas, migraciones, cutover, seguridad, gestión del cambio y operación.
A partir de este análisis se ha construido un catálogo de más de 500 criterios de evaluación, de los cuales más de 250 han sido clasificados como de gravedad alta.
Cada criterio identifica:
- qué requisito debe verificarse;
- en qué momento del proyecto debería existir;
- qué evidencia permite demostrar su cumplimiento;
- y qué documentación de SAP sirve como referencia.
Esta trazabilidad permite pasar de una valoración subjetiva a una evaluación reproducible y documentada.
Qué áreas se analizan
La revisión abarca los principales componentes de una implantación SAP.
En gobierno del proyecto se analizan, entre otros elementos, el Project Charter, la planificación, los riesgos, las decisiones, el control de cambios y los cierres de fase.
En Clean Core se revisan las decisiones sobre desviaciones del estándar, extensiones, APIs, desarrollos y mecanismos de gobierno.
También se examinan los workshops Fit-to-Standard, especificaciones funcionales y técnicas, arquitectura de integraciones, procesos de migración y determinadas decisiones estructurales del sistema.
La evaluación se extiende igualmente a seguridad, segregación de funciones, autorizaciones, pruebas SIT y UAT, cutover, Go/No-Go, hypercare, formación y experiencia de usuario.
Medir el proyecto, no solo describirlo
Uno de los elementos diferenciales de SAP Activate Evaluation es que los resultados pueden expresarse mediante indicadores.
Cada criterio recibe una ponderación en función de su relevancia y el sistema permite calcular un índice de conformidad global, así como resultados específicos por fase o área del proyecto.
La evaluación distingue entre criterios cumplidos, parcialmente cumplidos, incumplidos y aquellos que no pueden verificarse por ausencia de evidencia suficiente.
De esta forma, la dirección del proyecto puede disponer de una visión independiente de su situación real y no depender exclusivamente de informes de seguimiento elaborados por los propios participantes en la implantación.
Auditoría preventiva durante la implantación
El mejor momento para detectar una desviación es antes de que provoque consecuencias.
SAP Activate Evaluation puede utilizarse durante el proyecto como mecanismo de aseguramiento independiente en los distintos Quality Gates.
Antes de avanzar de fase se revisan entregables, decisiones y evidencias para determinar qué aspectos deben corregirse.
Problemas aparentemente menores durante Explore pueden convertirse posteriormente en desarrollos innecesarios, reprocesos, problemas de migración o retrasos en el go-live.
La auditoría preventiva permite identificar esas situaciones cuando todavía existe margen para corregirlas.
Cuando el proyecto ya está en conflicto
La misma metodología puede aplicarse con finalidad pericial cuando la implantación ha terminado en disputa.
En ese caso se reconstruye cronológicamente el proyecto y se analiza la cadena documental: requisitos, decisiones, configuraciones, desarrollos, pruebas, migraciones y arranque.
Los hallazgos pueden posteriormente cruzarse con la matriz de responsabilidades y con las obligaciones contractuales para determinar quién debía ejecutar, validar o aprobar cada actividad.
El informe pericial diferencia hechos acreditados, inferencias técnicas y opinión profesional, apoyándose en evidencias fechadas y documentación metodológica.
Señales que pueden anticipar problemas
Existen determinados patrones que aparecen con frecuencia en proyectos SAP problemáticos: Quality Gates cerrados sin resolver incidencias, desarrollos iniciados antes de aprobar desviaciones, workshops sin documentación, UAT incompletas, cambios estructurales tardíos, migraciones sin reconciliación o go-lives autorizados sin un proceso formal de Go/No-Go.
También resulta especialmente relevante la documentación creada retrospectivamente o las plantillas formalmente existentes pero carentes de contenido o aprobación.
Detectar estas situaciones a tiempo puede modificar significativamente la evolución del proyecto y la posición contractual de las partes.
Tecnología, auditoría y prueba pericial
Analizar un conflicto SAP exige comprender simultáneamente el funcionamiento de una implantación tecnológica, la metodología utilizada y las exigencias de una prueba pericial.
SAP Activate Evaluation nace precisamente para conectar esos tres ámbitos.
En Legal & Digital Auditors, SL, bajo la dirección de D. Luis Vilanova Blanco, ingeniero en informática, perito judicial y auditor especializado en tecnología, riesgos e inteligencia artificial, aplicamos este modelo tanto en revisiones preventivas como en análisis periciales de proyectos SAP S/4HANA.
Cuando una implantación comienza a desviarse, actuar pronto permite reducir riesgos. Cuando el conflicto ya existe, disponer de una evaluación técnica, objetiva y trazable puede resultar determinante para reconstruir qué se hizo, qué no se hizo y qué evidencias existen para demostrarlo.
Legal & Digital Auditors, SL
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